外国人上司と働く上で大切な8つのこと

グローバル化が進んでいる現在、上司が外国人という人も多いのではないでしょうか。私も今までアメリカ人、シンガポール人、インド人、フィリピン人、オーストラリア人の上司と仕事をしてきました。人はそれぞれ異なる価値観や行動パターンを持っているので、出身国でひとまとめにすることは出来ませんが、それでも一定の傾向はあり、外国人上司と働く際にはある程度の対策が必要になります。

ここでは、日本人が外国人上司と働く際に抑えておくべき大切な点について紹介します。なお、この記事では外国人上司＝外資系の外国人上司という前提でお話します。

絶大な権限を持っていることを理解する

外資系の外国人上司の場合、基本的には自分の部下の人事権を握っており、人の採用、評価、昇給、昇格、ボーナス査定、解雇などについて決定権を持っていることが多いです。このため、上司に嫌われたり「使えない」と思われたら非常にまずいことになります。日頃はファーストネームで呼び合うなどカジュアルなコミュニケーションを取っていても、相手は自分の人事権を握っていることを大前提として理解すべきです。

この点、日系の方が人事権が部門の上司と人事部に分散されているので、今の部署で上司に嫌われて追い出されても、人事が他の部署にポジションを用意してくれる可能性があります。

相手のスタイルを理解して合わせる

外資系の外国人上司は自分のチームを自分の思うとおりに組み立て、動かす権限を会社から与えられている場合が多く、部下が自分のスタイルに合わせることを当然のように期待しています。

このため、同じ部署でも上司が変われば、仕事のやり方や要求水準がガラッと変わることは珍しくありません。

新しい外国人上司と働くことになった場合は、まずは仕事に関する相手のスタイルを理解することが大切です。例えば報告や相談は口頭とメールのどちらを好むのか、どの程度の頻度とレベル感での報告を期待しているのか、メールやチャットへのレスポンスはすぐにすべきかなのか、毎日何時ごろまでメール・チャットをチェックすることを期待されているのか等です。

これらを理解したうえで、基本的には相手の望む方向に合わせていく必要があります。どうしても難しい場合は、理由を説明した上で代案を提示しましょう。理屈がとおっていれば、認められることも多いです。

結果がすべて

多くの外国人上司にとっては物事の結果が全てであり、どれだけ努力したか、どれだけ工夫したかはあまり関係ありません。逆に言えば、期日までに必要なクオリティで目標を達成すればOKで、そこに至るまでにどのような手段を使うかは自分の裁量で決められる場合が多く、自由度は高めです。

この点、日系の日本人上司でいるような、箸の上げ下げまで細かく管理しようとするマイクロマネジメントタイプはあまりいません。

報告は要点をまとめて結論から

話始めて最初の15秒くらいで、少なくとも「何の話題」で「結論が何なのか」が分かるように報告や相談をしましょう。これは日本人の上司が相手でも同じことが言えますが、言語の壁がある分、外国人上司の方がより分かりやすく簡潔なコミュニケーションを好む傾向があります。

つい時系列でこれまでの経緯などを丁寧に説明したくなるのは分かりますが、数分間も話続けてまだ話の結論が見えないと、上司としては”So what is your point?（それで話のポイントは何？）”と言いたくなります。

結論から報告する際の準備におすすめなのが、事前に話の要点を書き出してみることです（できれば英語で）。自分の言葉で書いてみることで、より論点が整理されますし、重要だと思っていたことが実はそうでもなかったことに気が付くこともあります。

細かい日次報告は必要なし

結果が全てなので、仕事の進捗についても要所要所で大まかな状況を共有しておけば問題ないケースが多いです。逆に日系のようなノリで毎日細かい進捗を報告すると、「上司の貴重な時間を奪う奴」、「自立していない奴」とみなされる恐れがあります。この辺はあなたのポジション（職位）や相手のスタイルにもよるので、見極めが必要でもあります。

上司の上司に評価される仕事をする

上司の権力が絶大ということは、あなたの上司も、自分の上司に実績を認めてもらいたくて必死ということです。上司の立場に立ってみて、彼・彼女の上司が何を重視しているのか、設定されているKPI（重要な目標）は何かを理解して、その達成を手助けするような仕事をすれば、あなたに対する評価もきっと上がるでしょう。

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日本独自の事情は具体的な根拠を説明

多くの外資系企業は、グローバル共通で取り入れているルールや業務プロセスを日本でも導入・実施しようとしています。ただ、日本独自の様々な事情により、それをそのまま日本には適用できないこともあります。一般的にそれらを”Japan specific matters” (日本独自のもの）と呼んだりしますが、特に本国から派遣されてきた外国人上司は、Japan specificsにうんざりしていることが多いです。

そのため、グローバル共通ルール・プロセスの日本導入が難しい場合は、まずはそれが法令上の要請なのか、単なる日本の慣習によるものなのかをハッキリ説明しましょう。

例えば、残業時間の上限や退職時に有給を取得する権利などは日本の法令上決められたルールなので、グローバルのルールと整合していなくても必ず日本のやり方に合わせる必要がある旨を明確にしましょう。

単に”This is a Japan specific matter”というと相手は「またか…」と思いますが、”This is required by law (法令上必要なものだ)”とした上で、守らない場合は罰則の対象になる可能性を説明すれば、相手も納得するでしょう。

成果の報告はポジティブかつ具体的に

人事評価の面談などで自分の実績を説明する時は、必ず自分を主語にしてポジティブな表現(positive words)を使いましょう。仕事の成果に関するpositive wordsの例としては以下があります。

日本語的な感覚で”I was involved in this project…(このプロジェクトに関与しました)”や”I worked on this assignment…(～の仕事に従事しました）”というだけだと、何を達成したかが不明ですし、日本人上司みたいに推し量ってくれることも少ないので注意しましょう。

また、実績を説明する時は出来るだけ具体的な数値を用いたが良いです。例えば上のポジティブ単語と組み合わせて、以下のように具体的な数値をアピールしましょう

• I managed to increase sales revenue by 20% in this year. (今年は売上20%増加を成し遂げた）
  
• I established and implemented a new process that has contributed to the reduction of cost by 10%. (新しい業務プロセスを構築・導入してコスト10%削減に貢献した）

また、ポジティブ表現が重要な裏返しとして、可能な限りネガティブな態度や弱音は表に出さない方が良いです( I cannot do it…など)。なぜならプロとしてチームで仕事をする以上、前向きな態度と気持ちで取り組むのは当たり前で、少なくともネガティブな（と思わせる）言動を表に出さずに取り組むのがプロであると考えられているからです。

本当に難しい場合でも、ただ「出来ません」というのではなく、実行するために必要な時間とリソースが足りていないことをきちんと説明した上で「こういう条件ならできる」と建設的な代案を示した方が良いです。

まとめ

この記事では、日本人が外国人の上司と一緒に働く上で重要な8つのポイントについて紹介しました。冒頭にお伝えした通り、外国人上司と言っても最終的には人それぞれ異なると思いますが、私の経験からみた一般的に留意すべき点について共有してみました。

なお、そもそもの問題として、英語が苦手であるために外国人上司とのコミュニケーションがスムーズにいかない、という方もいると思います。外国人上司を持ったのを好機と捉え、この際ビジネス英語を本気でブラッシュアップしてはいかがでしょうか。

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